Kompleksowa realizacja projektu

ADM Consulting Group S.A. oferuje pełen pakiet usług związanych z pozyskiwaniem zewnętrznego finansowania inwestycji ze środków unijnych. Usługa kompleksowej realizacji projektu obejmuje pełen proces: począwszy od analizy potrzeb i doboru źródeł finansowania, poprzez przygotowanie kompleksowej dokumentacji aplikacyjnej oraz wsparcie na etapie oceny projektu i podpisania umowy o dofinansowanie, a skończywszy na monitoringu oraz rozliczeniu projektu.

W proces pracy nad projektem zaangażowani są eksperci z 3 działów, odpowiedzialni za kolejne zadania wynikające z realizacji projektu:

  • Dział Doradców odpowiada m.in. za zdefiniowanie wraz z Klientem planów inwestycyjnych oraz dobór optymalnych źródeł finansowania.
  • Dział Analityków odpowiada m.in. za opracowanie pełnej dokumentacji aplikacyjnej, w tym wykonanie niezbędnych analiz finansowych opracowanie biznesplanów lub studiów wykonalności.
  • Dział Monitoringu odpowiada za koordynację formalnej realizacji projektu poprzez dbałość m.in. o poprawne opisy faktur, właściwe udokumentowanie pełnej procedury zakupowej, aż po opracowanie wniosków o płatność.

Wszystkie działy kompleksowo ze sobą współpracują, jednak każdy odpowiedzialny jest za jeden wyznaczony obszar. Taki podział obowiązków daje nie tylko większy komfort pracy naszym Klientom, ale również zapewnia najwyższą jakość usług, gdyż każdy jej element wykonywany jest przez ekspertów z danej dziedziny.

Na pełen proces pracy nad projektem składają się zadania realizowane w 4 etapach.


ETAP I – Doradztwo

  1. Analiza potrzeb Klienta
  2. Dobór odpowiednich źródeł finansowania
  3. Optymalizacja projektów
  4. Dobór partnerów
  5. Opracowanie rekomendacji

Każdy obsługiwany przez ADM Consulting Group S.A. Klient ma do dyspozycji bezpośrednio przypisanego Doradcę ds. Projektów Inwestycyjnych. W pierwszym etapie, Doradca identyfikuje najważniejsze potrzeby Klienta i dobiera najbardziej optymalne źródło finansowania. We wstępnych rozmowach Klienci przedstawiają tzw. „listę życzeń” a rolą Doradcy jest posegregowanie niezbędnych zadań w projekty kwalifikujące się do dofinansowania. Podczas doboru mechanizmów finansowych nasi Doradcy (bazując na bogatej bazie dotychczasowych doświadczeń z innych projektów) przygotowują sugerowaną listę możliwych zmian jakie należy wprowadzić w projekcie, aby zwiększyć szanse na pozyskanie wsparcia.
Dodatkowo na tym etapie wspieramy naszych Klientów w zakresie nawiązania ewentualnego, niezbędnego partnerstwa (prace B+R, ochrona własności przemysłowej, opinie o innowacyjności, gwarancje i zabezpieczenia).
Po zakończeniu w/w etapu tworzony jest tzw. roboczy szkielet projektu wraz z rekomendacją źródeł finansowania oraz analizą szans na pozyskanie wsparcia.


ETAP II – Tworzenie dokumentacji aplikacyjnej

  1. Zebranie danych wejściowych
  2. Opracowanie dokumentacji
  3. Opracowanie dodatkowych analiz finansowych
  4. Złożenie dokumentacji

 

Przygotowane w ramach etapu I dane i ustalenia przekazywane są do działu analitycznego. Manager działu wyznacza lidera projektu, który odpowiedzialny będzie za opracowanie projektu. Lider projektu przygotowuje listę niezbędnych pytań i załączników oraz informacji od Klienta, które są sukcesywnie kompletowane. Na podstawie tych informacji oraz szkieletu projektu i rekomendacji z etapu I, opracowana jest dokumentacja aplikacyjna (z uwagi na fakt, iż do dyspozycji mamy kilkadziesiąt różnych konkursów dokumentacja różni się w zależności od danego programu, charakteru wnioskodawcy, lokalizacji projektu jak i samej inwestycji). W większości przypadków, gdy inwestycja współfinansowana jest kredytem bankowym, dział analityczny pomaga również w opracowaniu dodatkowych analiz i prognoz finansowych do wniosku kredytowego.

Etap ten kończy się złożeniem dokumentacji w odpowiedniej jednostce. Za tą czynność również odpowiedzialni są pracownicy ADM Consulting Group – przywozimy kompletną dokumentację do siedziby Klienta i nadzorujemy jest prawidłowe podpisanie i opieczętowanie, a następnie osobiście składamy ją w danej jednostce.


ETAP III – Ocena projektu, zmiany, podpisanie umowy o dofinansowanie

  1. Uzupełnienia i uszczegółowienia wniosków
  2. Uczestnictwo w panelach eksperckich
  3. Podpisanie umowy o dofinansowanie i zmiany
  4. Procedura odwoławcza

 

 

Ocena projektu to proces długofalowy, trwający od 2 do nawet 9 miesięcy. W tym okresie oceniający projekty mogą prosić beneficjentów o dodatkowe wyjaśnienia, uszczegółowienia, bądź korekty w dokumentacji. Te czynności również wykonują eksperci ADM Consulting Group.
W ostatnich latach ocena projektów znacząco ewaluowała i w wielu konkursach odbywa się już nie tylko w formie oceny złożonych dokumentów, ale uzupełniona została o element interakcji, czyli bezpośrednie spotkanie przedstawicieli firmy z komisją oceniającą. Pracownicy ADM Consulting Group każdorazowo przygotowują Klienta do takiego spotkania oraz są obecni podczas panelu ekspertów jako przedstawiciel z ramienia wnioskodawcy/Klienta.
Po uzyskaniu pozytywnej oceny końcowej i przyznaniu dofinansowania, pracownicy ADM Consulting Group przygotowują wraz z Klientem komplet dokumentacji wymaganej przed podpisaniem umowy o dofinansowanie (budżety, harmonogramy). Na tym etapie, na życzenie Klienta wnioskujemy również o wprowadzenie ewentualnych zmian do zakresu realizacji projektu.
W przypadku nieuzyskania rekomendacji do przyznania dofinansowania ADM Consulting Group przeprowadza pełną procedurę odwoławczą/protestową, na którą składa się przygotowanie niezbędnych dokumentów oraz ewentualne pozyskanie opinii zewnętrznych (w tym opinii prawnych).


ETAP IV – Monitoring i rozliczenie

  1. Przeprowadzenie procedury wyboru dostawców
  2. Udokumentowanie wydatków
  3. Monitoring osiągnięcia rezultatów
  4. Opracowanie wniosków o płatność
  5. Promocja projektu
  6. Aneksowanie umowy o dofinansowanie

 

 

 

Po podpisaniu przez Klienta umowy o dofinansowanie, projekt trafia do działu Monitoringu i rozliczeń. Do projektu zostaje przydzielony Specjalista ds. rozliczeń i koordynacji projektów, który będzie koordynował projekt do jego pełnego zakończenia. W większości realizowanych przez nas projektów na etapie rozliczenia, Klient upoważnia ADM Consulting Group S.A. do kontaktów z odpowiednimi jednostkami wdrażającymi i finansującymi.

W ramach usług monitoringu ADM Consulting Group S.A. trzyma pieczę nad poprawnością przeprowadzania wyboru dostawców zgodnie z zasadą konkurencyjności (zapytania ofertowe, protokoły wyboru, itp.). Następnie weryfikowane są wszystkie dokumenty związane z ponoszonymi wydatkami. Pracownik ADM Consulting Group S.A. analizuje poprawność przygotowania jak również chronologię wszystkich niezbędnych dokumentów (umowy, zamówienia, FV z poprawnym opisem, protokoły OT, itp.). Następnie analizowane są obowiązki Klienta wynikające z umowy o dofinansowanie. Z odpowiednim wyprzedzeniem weryfikowane jest, czy wszystko do czego zobowiązał się Klient w złożonym wniosku o dofinansowanie zostało zrealizowane (w tym osiągnięte wyniki). Jeżeli w toku analizy dokumentów zidentyfikowane zostaną ewentualne braki, wskazujemy możliwie rozwiązania.

W przypadku projektów, których realizacja znacząco odbiega od zaplanowanych wcześniej działań (we wniosku o dofinansowanie) przeprowadzamy procedurę zmiany zakresu projektu w formie aneksu umowy o dofinansowanie. Pomagamy w uzasadnieniu wprowadzenia znaczących zmian, wprowadzamy korekty do dokumentacji aplikacyjnej oraz przygotowujemy niezbędne dokumenty.
Na ADM Consulting Group S.A. spoczywa również obowiązek przygotowania wniosków rozliczeniowych o płatności (na każdym z etapów), które są podstawą do wypłaty Klientowi należnego dofinansowania. Weryfikujemy również tzw. promocję projektu zgodnie z wymogami danego programu operacyjnego. Dbamy, aby wykorzystywane były wszystkie niezbędne oznaczenie (np. flaga UE, czy znak programu) zgodnie z odpowiednim rozporządzeniem.


Poznaj Historie Sukcesu

Czytaj więcej

Poznaj Nasze Referencje

Czytaj więcej

Skontaktuj się z nami

Oddział Warszawa
ul. Wołoska 22,
02-675 Warszawa
tel. /+48 22/ 395 68 20
biuro@admgroup.pl

Oddział Gdynia
ul. Śląska 21,
81-319 Gdynia
tel. /+48 58/ 781 97 56
fax /+48 58/ 781 97 54
biuro@admgroup.pl

Oddział Wrocław
ul. Strzegomska 138,
54-429 Wrocław
tel. /+48/ 508 582 593
biuro@admgroup.pl